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En toda empresa nos encontramos con una serie de documentos que son de vital importancia dentro de la misma. Se vuelve una necesidad saber cómo clasificarlos y, por supuesto, cómo archivarlos, es por eso que tenemos este post para ti. ¡No pares de leernos!
¿Por qué es importante conocer qué son documentos especiales y cómo se clasifican? Pues precisamente conocerlos nos ayudará a prepararnos para la buena gestión de nuestra empresa y, con su clasificación correcta y eficiente, tener a mano lo que necesitamos a la hora de recurrir a nuestros archivos. ¡Sigue leyendo!
Aurelio Tanodi dice: “Todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales".
Lo que nos da a entender que la cantidad de información es bastante amplia y variada además de requerir organización y una atención especial, por eso nos preguntamos qué son documentos especiales y cómo se clasifican. Los documentos especiales tienen características no convencionales que requieren tratamiento diferente, por ello se usan ciertas técnicas para clasificar, ordenar, describir, conservar, declarar, difundir y consultar, con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en los mismos.
Cuando hablamos sobre qué son documentos especiales y cómo se clasifican también necesitamos conocer la identidad que nos dan estos documentos y que se encuentran con facilidad por medio de la terminología archivística para su clasificación. Algunas terminologías para conocer la identidad de los documentos especiales son las siguientes:
Es necesaria la clasificación de tanta información para que sea de fácil acceso y que no exista la pérdida o desorden cuando debes encargarte del manejo de tanta cantidad de información, por eso aclaramos qué son documentos especiales y cómo se clasifican a continuación, empezando por los archivos que son los que contienen los documentos. Existen tres tipos:
Luego tenemos una clasificación más precisa que corresponde a los documentos contenidos en los archivos:
“Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es susceptible de subdivisiones." - Según Antonia Heredia.
Así entendemos mejor qué son documentos especiales y cómo se clasifican, para que al momento de dirigir tu empresa sepas hacerlo correctamente. Gracias a la buena educación estaremos preparados para cualquier evento, desde una búsqueda de información hasta una auditoría. Si quieres desarrollarte profesionalmente en la rama de la administración de empresas no dudes en formar parte de nosotros.
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