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La importancia del “Libro de novedades diarias” en la seguridad de instalaciones

La labor del Oficial de seguridad privada, requiere la tarea de llevar un registro de información para que pueda ser leído por los encargados de los turnos siguientes dejando así constancia de las operaciones y/o actividades realizadas durante un período de tiempo o turno,  donde un supervisor puede tener información para ser analizada, que facilite la toma de decisiones oportunas. Dicha tarea debe ser efectuada en un cuaderno que es denominado "Libro de novedades diarias".

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La importancia del oficial de seguridad privada

Cualquier empresa o gerencia, requiere de un personal que pueda responder de manera efectiva y rápida, ante diferentes situaciones que pueden suscitarse, por lo cual el Oficial de seguridad privada tiene la labor de prevenir alguna acción, que atente la seguridad o coloque en peligro a personas o bienes de un edificio, galpón, sede o institución a proteger, asimismo deberá asistir e informar en casos de emergencias.

Como mecanismo de seguimiento y control, se utiliza comúnmente el libro de novedades diarias, en el cual por guardia sirva de informe de los hechos acontecidos en la jornada de trabajo que corresponde a un oficial de seguridad privada, como parte de un reporte.  

Adicionalmente, el oficial de seguridad es recomendable que posea ciertas características personales, tales como:

  • Ser responsable (con capacidad de respuesta).
  • Excelente presencia personal.
  • Educado.
  • Disposición a acatar las órdenes y disposiciones dadas por sus superiores o supervisores.

Actividades y tareas de un Oficial de seguridad

Entre las acciones más pertinentes a ser llevadas a cabo por un Oficial de seguridad privada, se encuentran las siguientes:

  • Estar informado de movimientos y estado de situación del espacio y las personas a proteger.
  • Informar cualquier cambio que se produzca.
  • Registrar en el libro de novedades diarias cualquier operación o movimiento efectuado dentro de las instalaciones.
  • Reportar todo tipo de incidencias con el tema de la limpieza de los ambientes.
  • Al detectar a una persona sospechosa inmediatamente deberá informar, para el seguimiento correspondiente.
  • Poseer conocimientos en primeros auxilios actualizados, así como los números para pedir o solicitar ayuda de emergencia.

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El libro de novedades diarias en la seguridad privada

Ya hemos dicho que el elemento de control y registro por excelencia que utilizan las empresas de seguridad privada es el libro de novedades diarias y su uso es fundamental para los profesionales del área.

Si bien en la mayoría de las legislaciones no está contemplado este elemento, es una buena práctica su utilización. En el mismo el oficial de seguridad deja asentado cada novedad y es firmado por el supervisor una vez observados.

Este elemento de registro, como muchos otros, permite a la empresa tener un elemento de prueba ante un juicio, que muchas veces son solicitados (así como planillas y otros elementos) por los órganos estatales de  justicia. El personal de seguridad debe tener plena conciencia de la validez y utilidad de esta herramienta, ya sea para mantener el formalismo en estos registros así como la importancia de su resguardo. 

El libro de novedades diarias debe tener hojas foliadas y debe constar en cada acta fecha, hora y lugar así como nombre, apellido y firma para que tenga validez como un documento.

Elementos se asientan en el libro de novedades diarias

Como ya indicamos, cada hoja en el libro de novedades diarias, deberá ser debidamente foliada, esto con el fin de impedir  que desaparezcan o se modifiquen folios o registros asentados, ni tachones en la escritura, sino que se debe de escribir nuevamente debajo la oración o palabra correcta.

En el libro de novedades diarias se asientan cuestiones tales como:

  • Horarios de los diferentes Oficiales de seguridad de turno.
  • El nombre completo del encargado o supervisor de turno.
  • Notificación de órdenes impartidas o tareas para realizar.
  • Los objetos perdidos que hayan sido llevados al cuarto de vigilancia.
  • La entrada y salida, tanto de personas como de objetos, mercaderías y materiales.
  • Precintado de puertas y accesos.
  • Las novedades ocurridas durante el horario de trabajo.

Es de suma importancia, que toda la información sea asentada en forma clara y precisa y sin omitir detalles. En muchas ocasiones, el libro de novedades diarias puede ser de prueba para demostrar diferentes hechos ocurridos o para esclarecer cualquier situación, mediante un acta.

Cada vez que sea solicitado el libro de novedades diarias,  por el personal gerencial, será entregado inmediatamente, el cual deberá de ser leído y revisado siempre en la presencia de un supervisor o encargado de la empresa de seguridad.

En todos los casos se asentarán los datos e información, que se considere de utilidad en el libro diario de informes u otros, de acuerdo a la naturaleza de la empresa u organización.

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Control e identificación de personas, función básica del oficial de seguridad

Este es un punto clave dentro de la tarea del personal  de seguridad privada.

El personal de seguridad tiene la importante tarea de vigilar y al mismo tiempo controlar y proteger a las diferentes personas que ingresan al edificio o establecimiento; por tal motivo deberemos de clasificar a las mismas en tres grandes grupos con la finalidad de diferenciarlos entre sí:

  • Los visitantes.
  • Los proveedores y cobradores y mensajeros.
  • Los empleados.

Cada uno de ellos tiene una forma particular de operar y de ser controlados y vigilados.

Consideraciones de registro en el libro de novedades diarias por grupo

  • Los visitantes o clientes

Son todas aquellas personas que concurren al edificio, pero no pertenecen al personal diario del establecimiento. Sus motivos pueden ser muy diversos: comprar, divertirse, pasear y también por supuesto robar. La vigilancia aquí es la común dispensada.

  • Los proveedores, mensajeros y cobradores

Estos suelen ser fácilmente identificables por el uniforme que llevan, los mismos tienen un claro propósito y un lugar determinado hacia dónde se dirigen. Es tarea del vigilante registrar su ingreso, sus datos, la hora y a quién van a ver. Siempre se tendrá en cuenta el horario correcto de ingreso y egreso de mercaderías y materiales del establecimiento.

  • Los empleados

Son todas aquellas personas que trabajan dentro del edificio diariamente (dentro de los locales, personal de limpieza y personal de seguridad inclusive), por tal motivo deben de ser correctamente identificados por todos los vigilantes.

En algunas ocasiones y si la duda está bien fundada se le puede pedir a cualquiera de los empleados que muestre el contenido de sus bolsos, mochila o carteras. Para el personal de limpieza es obligatorio realizar el cacheo al ingreso y egreso de los mismos.

En todos los casos se asentarán los datos e información que se considere de utilidad en el libro diario de informes.

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