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Las labores de un auxiliar administrativo son tan importantes como las de un Gerente en una empresa. Las funciones de este empleado son variadas y determinantes para el éxito de muchos procesos. Este es un cargo que se solicita en la empresa privada y en instituciones públicas, por lo tanto, tiene un amplio campo laboral. Sin embargo, no cualquier puede ejercer de forma eficaz y eficiente.
Antes de mencionar cuales son las labores de un auxiliar administrativo, es indispensable definir que es y el rol que desempeña durante una jornada laboral. Este profesional, es quien mantiene el correcto flujo de los procesos y el funcionamiento de los departamentos u oficinas, contribuyendo con el propósito de alcanzar metas organizacionales, a través de su trabajo.
Una auxiliar o asistente administrativo, trata de cumplir con el perfil que solicita la empresa, en algunos casos estos deben ser especializados. Un ejemplo claro, son los auxiliares en los despachos de abogados, o de contabilidad, quienes deben tener conocimientos básicos sobre estas áreas. Por esta razón, en la mayoría de las vacantes de este cargo, se asignan a estudiantes relacionados con estas áreas del conocimiento y con las características de los clientes de las empresas.
De allí, que estos cargos se conviertan en una excelente oportunidad para un estudiante en formación, ávido por insertarse en su área profesional, adquiriendo conocimientos prácticos que complementan su formación teórica. Esto, además garantiza un trabajo e ingresos estables durante los estudios.
Son muchas las labores de un auxiliar administrativo: aun cuando los expertos consideran que las más importantes y estándares en cualquier oficina son las siguientes:
El uso correcto del lenguaje y atención al usuario es una competencia que debe tener un asistente. Esto es, porque entre las labores de un auxiliar administrativo está la de ofrecer una excelente atención a las visitas de los clientes en la oficina, o a través de las llamadas. Ésta es la primera persona de target administrativo con la que se establece contacto de una empresa.
Este personal se encarga de mantener en orden la documentación, la cual debe estar debidamente registrada y almacenada para facilitar el acceso, con cierta rapidez.
Otra de las labores de un auxiliar administrativo es fungir como un asistente contable debido a que gestiona elementos financieros para la correcta administración. En toda oficina, se elaboran facturas, se consignan, organizan los pedidos de proveedores, e incluso, se realizan los cálculos de compras y ventas de ciertos procesos.
Un auxiliar contable se encarga de todo lo correspondiente a los datos del personal. Se encarga de armar el expediente de cada empleado y solicitar el currículo vitae, así como otros documentos que exija la normativa. Asimismo, registra en las fichas,la cantidad de horas laboradas ,las faltas y las vacaciones, entre otros.
La asistencia en procesos administrativos es otra de las labores de un auxiliar administrativo. Esto se concreta en actividades diversas, como: fotocopiado, registro de mensajería, convocatoria de reuniones, envíos de correspondencia y respuesta de correos, así como control de los recursos materiales asignados.
Cabe destacar que las labores de un auxiliar administrativo son muchas y su manejo eficiente no siempre se adquiere a través de una carrera universitaria. Este profesional se desempeña mediante la combinación de diferentes competencias. Por la diversidad de sus funciones, es un puesto muy atractivo para los jóvenes universitarios.
Existen dos habilidades claves que un auxiliar administrativo debe desarrollar para ejercer sus funciones de manera óptima, estas son el manejo de números y la contabilidad. Además, esto debe estar ligado al manejo de programas de oficina, como el paquete office.
Ahora bien, todas estas competencias son necesarias para que el auxiliar administrativo realice de manera óptima su trabajo.
El objetivo principal entre las labores de un auxiliar administrativo o asistente administrativo, es brindar el apoyo necesario en un departamento en específico. Por lo general, trabajan en una oficina y tienen el objetivo de optimizar las tareas diarias.
Además, debe ser capaz de mantener el área de trabajo en óptimas condiciones, así como tomar las medidas de seguridad necesaria para protección del personal. También, estos profesionales deben tratar con clientes, socios etc. Normalmente el asistente administrativo tiene un jefe directo, el cual puede ser un administrador, un contador encargado de la gerencia. Por lo tanto, este profesional debe apoyar a estos profesionales en todas sus tareas, con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la empresa.
Es difícil determinar cuales son las funciones que realiza un auxiliar administrativo exactamente, pues son muchas las labores de un auxiliar administrativo y pueden variar dependiendo de la empresa.
Ya que conoces las labores de un auxiliar administrativo y estás considerando dedicarte a este oficio, es importante que antes conozcas el perfil laboral de un auxiliar administrativo. De este modo, puedes comparar tus aptitudes, competencias y habilidades con la de este profesional.
Por eso, aquí te dejamos una lista con las cualidades necesarias para realizar las labores de un auxiliar administrativo.
Estas son las cualidades que todo buen asistente administrativo debe tener, así puede asegurarse de cumplir todas sus funciones laborales de la mejor manera.
El salario de un asistente administrativo suele rondar los 7.803,96 euros anuales. Desde luego, este es el salario base, al que se deben agregar paga extra por años de experiencia y formación especializada.
En este sentido, un auxiliar administrativo puede iniciar en el mundo laboral cobrando entre 300 y 540 euros mensuales. Puede que esto parezca un salario bajo, pero si sigues formándote y desarrollando nuevas habilidades, puedes aspirar a mejores cargos laborales.
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Por ende, si quieres comenzar a formarte para convertirte en un profesional administrativo, te recomendamos visitar el curso de Administración de la Escuela de Negocios Euroinnova. De este modo, podrás aprender todos los fundamentos y labores de un auxiliar administrativo.
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